Incasso aanmaken in OVAS Connect

Incasso aanmaken in OVAS Connect

Een incasso in OVAS wordt aangemaakt op basis van de ingevoerde machtigingen en de daaraan gekoppelde toezeggingen. Zorg ervoor dat alle benodigde gegevens correct zijn ingevuld voordat u begint.

Stap 1: Instellingen Aanpassen
Om een incassobatch aan te kunnen maken, moeten de instellingen correct worden ingesteld. Dit wordt meestal gedaan tijdens een training.
  1. Ga naar Beheer → Boekhouding → Instellingen → Incasso.
  2. Voeg een incassocontract toe:
  3. Heeft u een contract met uw eigen bank? Kies dan Eigen bank.
  4. Heeft een contract met MultiSafepay via OVAS? Kies dan MultiSafepay als betaaloptie. Anders kun je ook kiezen voor MultiSafepay of Triodos Bank als alternatieve betaalopties.


Afhankelijk van je keuze wordt onderstaand scherm weergegeven.
Vul hier de juiste gegevens in. Deze gegevens zijn op te vragen bij je payment service provider.

Voor MultiSafepay kun je ook dit artikel raadplegen:

Bij omschrijving vul je de omschrijving in van het incassocontract bv de bank met het IBANnummer
Daarnaast selecteer je een dagboek, een tussenrekening en een tussenrekening voor storneringen.



Verwerken via
Dagboek: Incasso memoriaal
hier dient u een dagboek voor aan te maken. 
Hier worden alle boekingen op geboekt op het moment dat er een incasso gemaakt wordt. 
Hoe maak ik een incasso memoriaal aan?
Beheer > Algemeen > boekhouding > Dagboeken > dagboek toevoegen > type memoriaal > incasso memoriaal
Grootboek: (bijvoorbeeld) 1190 – tussenrekening incasso Incassocontract aanmaken
​
Stap 2: Relaties Toevoegen
  1. Zorg ervoor dat de relaties in het systeem zijn aangemaakt.
  2. Let op: Inactieve relaties worden niet meegenomen in de incasso.

Stap 3: Mandaten Aanmaken
• Voor automatische incasso heeft u een mandaat nodig (machtigingsformulier ondertekend door de donateur).

Stap 4: Toezeggingen Aanmaken
• Voeg per relatie een toezegging toe om de incasso te koppelen aan een specifiek bedrag en periode.

Stap 5: Incassobatch Genereren
  1. Ga naar Relaties → Toezeggingen – Incasso.
  2. Kies de juiste periode.
  3. Alle toezeggingen die aan deze criteria voldoen, verschijnen nu in beeld.
  4. Klik op Vastleggen.
  5. Bij Reeds vastgelegd
     ziet u een overzicht van alle aangemaakte incassobatches.


Incasso uitvoeren bij uw eigen bank
  1. Ga naar Reeds vastgelegd en zoek het juiste incassobestand.
  2. Klik op Download om een ZIP-bestand op te halen.
  3. Open het ZIP-bestand en gebruik het XML-bestand
     om de incasso bij uw bank in te lezen.



Incasso insturen naar MultiSafepay, Buckaroo of Triodos Bank.
  1. Ga naar het tabblad Incasso insturen.
  2. Kies de juiste incassobatch.
  3. klik op Incasso bevestigen en inzenden.
  4. De incassobatch wordt nu naar MultiSafepay Buckaroo of Triodos Bank verzonden.
  5. In het tabblad Status van incasso kunt u de status volgen (deze wordt elk kwartier bijgewerkt).

Let op:
• Ingestuurde incasso’s worden door Targetmedia de volgende werkdag verwerkt.
• Uitbetalingen vinden plaats 30 dagen na het einde van de kalendermaand.
• Plan uw incasso’s zorgvuldig:
• Incasseren op 1 maart betekent uitbetaling eind april.
Veelvoorkomende Foutmeldingen en Oplossingen

1. Foutieve leestekens in de relatiegegevens
• Ga naar de Relatiekaart en verwijder of vervang leestekens die niet worden geaccepteerd.

2. Foutieve leestekens in de omschrijving van de incasso
• Als de incasso al is vastgelegd, kunt u dit niet zelf aanpassen.
• Neem contact op met OVAS Support om het incassobestand te laten verwijderen.

3. Dubbele incasso’s voorkomen
• Neem contact op met OVAS Support om een reeds vastgelegde incasso te verwijderen.
• Dit kan niet zelf worden gedaan.
Toegestane Tekens in de Incasso Omschrijving

In de “description of the payment”, “name of the customer” en “custom reference” zijn de volgende tekens toegestaan:
• Letters: A-Z, a-z
• Cijfers: 0-9
• Symbolen: - (minteken), (spatie), () + : ; / , ? ’
Met deze stappen kunt u eenvoudig een incasso aanmaken en verwerken binnen OVAS. 🚀



    • Related Articles

    • Kan ik meerdere incasso’s tegelijk aanmaken?

      U kan incasso’s in bulk aanmaken voor facturen die al in Connect zijn aangemaakt. Zo hoeft u dit niet meer één voor één handmatig bij de toezeggingen in de relatiekaart te doen. Voorwaarde hiervoor is wel dat er al een mandaat aanwezig is. • Ga naar ...

    • Mandaat (Machtigingsformulier) Aanmaken in OVAS

      Mandaat (Machtigingsformulier) Aanmaken in OVAS Een mandaat is een document waarmee u toestemming krijgt om een bedrag automatisch af te schrijven van de rekening van een relatie. Het is verplicht om dit document te bewaren in uw administratie. Op ...

    • Toezegging (Terugkerende Facturatie) Aanmaken in OVAS

      Toezegging (Terugkerende Facturatie) Aanmaken in OVAS Een toezegging is de vastlegging van een bedrag en de frequentie waarop facturatie (eventueel via incasso) mag plaatsvinden op basis van een verstrekt mandaat. Dit is handig voor terugkerende ...

    • Welke sneltoetsen kan ik in OVAS Connect gebruiken?

      De gebruikelijke toetsen in Windows en uw browser werken ook in OVAS Connect. Zo sluit ESC een venster, en vernieuwt F5 het scherm. Meer specifieke toetsen zijn: Help (F1) Voor informatie over het pakket en de werking daarvan kunt u gebruik maken van ...

    • Hoe moet ik mijn mandaatkenmerken aanmaken?

      In principe mag u dat helemaal zelf uitmaken, zolang al uw mandaatkenmerken maar uniek zijn, en uit cijfers en letters bestaan. Er zijn verscheidene schema’s mogelijk, bijvoorbeeld: • Sommige incassanten beginnen gewoon met een hoog getal en nummeren ...