Waarom komen mijn e-mails in de spam of worden ze geweigerd?

E-mails die in de spamfolder belanden of worden geweigerd door de ontvanger kunnen verschillende oorzaken hebben. Dit artikel bespreekt de meest voorkomende redenen en hoe je de kans op problemen minimaliseert.

1. Woordgebruik

Sommige woorden en zinnen kunnen ervoor zorgen dat een e-mail als spam wordt gemarkeerd. Dit kan gebeuren zonder dat je hiervan een melding krijgt. Als een mail geweigerd wordt, kan de foutmelding er bijvoorbeeld zo uitzien: “550 the content of this message looked like spam”.

Vermijd overmatig gebruik van de volgende woorden:

• Gratis, Korting, Voordeel, Speciale aanbieding

• Viagra, Seksueel getinte termen, Drugs, Medische behandelingen

• Bestel vandaag, Dit is geen spam, Abonneer, Bespaar

De context en frequentie waarin deze woorden gebruikt worden, spelen ook een rol. Test je e-mails met mail-tester.comom mogelijke problemen te identificeren.

2. Verkeerd ingestelde DNS (SPF, DKIM, DMARC)

SPF en DKIM zijn DNS-records die helpen e-mailfraude te voorkomen.

• SPF (Sender Policy Framework): Geeft aan welke servers e-mails mogen versturen namens jouw domein.

• DKIM (DomainKeys Identified Mail): Zorgt ervoor dat e-mails cryptografisch ondertekend worden voor authenticatie.

• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): Verbetert de controle over SPF en DKIM. Dit is niet verplicht, maar kan extra bescherming bieden.

Controleer en verbeter je instellingen:

1. Test je e-mail met mail-tester.com.

2. Pas je SPF- en DKIM-records aan via je DNS-instellingen.

3. Voeg, indien nodig, een DMARC-record toe.

Voor Cloud-gebruikers is het instellen van DKIM en SPF handmatig vereist.

3. Domein- of IP-reputatie

• IP-reputatie: Als je een VPS of Cloud-server gebruikt, kan je IP-adres een slechte reputatie opbouwen door eerder verstuurde spam.

• Domeinreputatie: Als je domein gehackt is en gebruikt werd voor spam, kan dit invloed hebben op de bezorging van e-mails.

Oplossing:

• Controleer of je domein op een zwarte lijst staat via MXToolbox.

• Neem contact op met de ontvangende partij of je e-mails geblokkeerd worden.

• Vraag, indien nodig, een delisting aan bij de blacklistprovider.

4. Spamfilters van de ontvanger

Sommige hosts gebruiken bekende zwarte lijsten om spam te filteren. Dit kun je testen met mail-tester.com. Neem bij problemen contact op met de provider van de ontvanger.

Een uitzondering is Backscatterer.org. Deze lijst wordt vaak genegeerd, omdat legitieme mailservers er ook op staan.

5. Greylisting

Greylisting vertraagt e-mails van onbekende afzenders. Je krijgt mogelijk een foutmelding zoals: “421 4.2.0 MXIN613 Greylisting wait period active. Please retry later.”

Oplossing:

• Wacht en stuur de e-mail opnieuw.

• Vraag de ontvanger of hun beheerder je domein op de whitelist wil zetten.

6. Grote e-mailproviders (Gmail, Hotmail, Yahoo, etc.)

Deze providers hanteren strikte spamfilters. Als je e-mail in de spam belandt:

• Vraag de ontvanger om je e-mailadres toe te voegen aan de lijst met veilige afzenders.

• Verstuur e-mails vanuit een betrouwbaar domein met correcte SPF, DKIM en DMARC-instellingen.

Voor Hotmail:

1. Ga naar e-mailinstellingen.

2. Onder ‘Ongewenste e-mail voorkomen’ klik je op ‘Veilige afzenders’.

3. Voeg het e-mailadres of de domeinnaam toe.

7. Websiteformulieren en SMTP

Veel CMS-systemen verzenden e-mails zonder een SMTP-server. Dit kan ervoor zorgen dat mails als spam worden gezien.

Oplossing:

• Gebruik een SMTP-plugin voor WordPress of andere CMS’en om e-mails via een geauthentiseerde mailserver te versturen.

8. rDNS (Reverse DNS)

Sommige mailservers blokkeren e-mails als er geen reverse DNS (rDNS) is ingesteld. Dit geldt met name voor Cloud- en VPS-gebruikers.

Oplossing:

• Neem contact op met je hostingprovider om rDNS correct in te stellen.

Conclusie: Hoe verhoog je de kans op succesvolle bezorging?

100% garantie op inbox-aflevering is niet mogelijk, maar door deze stappen te volgen, minimaliseer je problemen:

1. Controleer je e-mails met mail-tester.com.

2. Optimaliseer je SPF, DKIM en DMARC-records.

3. Vermijd spamgevoelige woorden in je e-mails.

4. Gebruik een SMTP-server voor websiteformulieren.

5. Vraag de ontvanger om je toe te voegen aan veilige afzenders (bij Hotmail/Gmail).

6. Controleer of je domein of IP op een zwarte lijst staat en vraag zo nodig een delisting aan.

Door deze maatregelen zorg je ervoor dat je e-mails correct afgeleverd worden en niet onterecht als spam worden gemarkeerd.