Hoe kan ik boekhoudgegevens van een ander programma importeren?
Het is mogelijk om gegevens uit andere boekhoudpakketten, of uit een Excel-bestand, in Connect te laten importeren.
U gaat naar beheer-> Importeren
De kolommen hoeven niet per se meer allemaal aanwezig te zijn, allemaal in dezelfde volgorde te staan en niet meer dezelfde naam te hebben. Als dat niet zo is, kunt u aangeven welke kolommen in uw bestand met welke verwachtte invoervelden overeenkomen.
Verplichte velden waarbij uit een keuzelijst gekozen moet worden hoeven niet meer allemaal ingevuld te worden. Als er missende gegevens zijn, kunt u achteraf een standaardwaarde kiezen. Bijv. u vult geen status meer in, maar geeft bij het importeren aan dat alle relaties waar geen status aan is gegeven de status actief moeten krijgen.
En voor sommige velden kan Connect zelf een standaardwaarde kiezen. Bijv. voor het relatienummer kan het eerstvolgende worden gebruikt of voor de ingangsdatum van een abonnement kan automatische de datum van vandaag worden gebruikt.
Op de invoerpagina zelf wordt aangegeven voor welke velden welke van deze opties mogelijk zijn.
U kunt de volgende soorten gegevens laten importeren:
- Particulieren
- Bedrijven
- Mandaten
- Toezeggingen
- Abonnementen
Het importeren gaat als volgt te werk:
- Neem vooraf contact op met OVAS. Wij vertellen u exact welke gegevens moeten, en welke extra gegevens mogen, worden aangeleverd.
- U krijgt van ons een Excel-bestand toegestuurd. Vul dit bestand met de te importeren gegevens.
- Stuur het bestand terug naar OVAS.
- Wij controleren of alle gegevens correct zijn. Zo niet, dan krijgt u een rapportage van ons terug en kan u ons een gecorrigeerde versie sturen.
- Pas als alle gegevens goed bevonden zijn, zullen ze worden geïmporteerd in OVAS Connect.
- Op deze manier voorkomt u dat incorrect overgedragen gegevens uw boekhouding in Connect verstoren.
Kosten
Hier zijn wel kosten aan verbonden. Deze worden per importregel berekend en bedragen, afhankelijk van het soort gegevens, een paar cent per regel.
Het is ook mogelijk uw bestanden door OVAS te laten omzetten. Hiervoor rekenen wij ons normale uurtarief. Ook hierbij is het van belang uw gegevens zo schoon mogelijk aan te leveren; dit scheelt in de verwerkingstijd, en dus in de kosten.
Related Articles
Hoe maak ik een backup van mijn administratie?
Hoe maak ik een backup van mijn administratie? • Ga naar Boekhouding. • Ga naar Overzichten. Hier kunt u per jaar de gegevens downloaden. • Selecteer alle grootboeken en klik op de knop PDF-document. Waarschijnlijk hebt u alleen de gegevens van het ...Hoe verstuur ik een abonnement of nieuwsbrief?
Om te beginnen zult u de nieuwsbrief, of ander abonnementsdocument, moeten maken, en vervolgens koppelen aan de gewenste ontvangers: Hoe voeg ik een abonnement toe? Hoe koppel ik een abonnement aan een relatie? Staat het document klaar, dan kunt u ...Hoe genereer ik een giftenoverzicht?
Een overzicht van alle giften die uw relaties in een bepaald jaar hebben gedaan kunt u per relatie opvragen via de relatiekaart, of voor alle donateurs (of zelfs alle relaties, donateur of niet) onder Selecties. In beide gevallen gaat daar wel wat ...Hoe kan ik een gebruiker verwijderen?
Gebruikers kunnen niet verwijderd worden. Een beheerder kan wel in de gebruikerslijst een einddatum bij een gebruiker invoeren. De gebruiker kan na deze datum geen gebruik meer maken van Connect, en telt vanaf dan ook niet meer mee voor het aantal ...Hoe kan ik een Excel-bestand maken van alle relatiegegevens?
In Connect kunt u relatiegegevens in bulk opvragen door gebruik te maken van Selecties. Deze optie vindt u in het menu onder Relaties. In de selecties kunt u alle gewenste velden opnemen en exporteren. Daarnaast is het mogelijk om van een relatie ...