Betalingsherinneringen stuurt u het beste vanuit Openstaande Posten in de module Boekhouding. Hier kunt u verschillende herinneringen sturen, afhankelijk van hoe veel eerdere herinneringen al op een factuur gestuurd zijn.

Instellen factuurstatus 

•  Ga naar Beheer, dan naar de menukeuze Instellingen, het tabblad PDF sjablonen en de sub-tab Facturen.

•  Dubbelklik op een bestaand sjabloon dat u wilt gebruiken voor uw herinneringen, of klik op de knop Sjabloon toevoegen om een nieuwe te maken.

•  Onderaan ziet u de keuzelijst Factuur status na gebruik. U kunt hier kiezen uit de volgende 5 mogelijkheden: Verzonden, 1e Her./Aanm., 2e Her./Aanm., 3e Her./Aanm. en Uit handen. Kies hieruit de juiste factuur status.

Bijvoorbeeld: als u een pdf-sjabloon Factuur heeft, kies dan de status Verzonden. Bij pdf-sjabloon Eerste herinnering kiest u de status 1e Her./Aanm. en zo verder. U kiest hier dus de status die de verkoopfactuur krijgt nadat hij is verzonden.

Factuurstatus verkoopboek

Wanneer u bovenstaande instellingen gedaan heeft en u maakt vervolgens een nieuwe factuur aan in het verkoopboek, zal de factuur status automatisch de status ‘concept’ hebben. Pas wanneer u de factuur gaat versturen, wordt de factuur “definitief” gemaakt en krijgt u de melding: Let op! De status wordt bijgewerkt naar “Verzonden” op basis van de gekozen factuur opmaak. Denk erom dat u de factuur hierna niet meer kunt bewerken.

Met de knop Print factuur maakt u de factuur ook definitief en wordt deze vastgelegd. De status wordt dan ook aangepast. Indien u de factuur alleen wilt bekijken zonder dat de factuur status gewijzigd wordt kiest u voor Bekijk Factuur. Uiteraard is het ook mogelijk om via de optie Bekijk Factuur de factuur af te drukken.

Overzicht openstaande posten

Om een overzicht van alle openstaande posten te krijgen gaat u

•  naar de module Boekhouding

•  naar de menu-keuze Openstaande Posten

In dit overzicht ziet u alle openstaande facturen staan, niet alleen die van dit boekjaar maar ook facturen die nog van vorige jaren open staan. Uiteraard komen betaalde facturen hier niet in voor; deze krijgen na het boeken automatisch de status betaald mee in het verkoopboek. Facturen met de status concept komen ook niet in dit overzicht voor. U kunt hier filteren op aantal Dagen openstaand en op factuur-Status.

 Als de vervaldatum van de factuur is verstreken, selecteert u de factuur en kunt u via de knop E-mail factuur een herinnering of aanmaning via het pakket versturen. U dient hierbij wel de juiste volgorde aan te houden: Verzonden → 1e Her./Aanm. → 2e Her./Aanm. → 3e Her./Aanm. → Uit handen. U kunt dus niet meteen nadat u een eerste herinnering verstuurd heeft, een derde herinnering sturen. Let op: hiervoor moet, zoals boven beschreven, een PDF-sjabloon met deze status zijn aangemaakt.

Als u dit gedaan heeft, of u hebt via de knop Print Factuur een PDF laten genereren om deze af te drukken, ziet u de verzenddatum in de kolom van de gekozen herinnering staan. U krijgt er dus een duidelijk beeld van welke herinneringen/aanmaningen u op welke datum verstuurd heeft, hoe lang de factuur al open staat en wat het openstaande bedrag is. Zo kunt u in een oogopslag zien wanneer u weer actie dient te ondernemen.

Tenslotte kunt u met de knop Bekijk factuur een PDF genereren zonder dat de status van de factuur veranderd wordt.